Jak zorganizować konferencję w czasie pandemii?

Pandemia COVID-19 zaskoczyła chyba każdego. Wśród licznych poszkodowanych zawodów i branż znaleźli się również organizatorzy wszelkiego rodzaju masowych wydarzeń, konferencji czy eventów. Szczególność ich trudnej sytuacji polegała na tym, że wiele wydarzeń było już zaplanowanych i trzeba było je przełożyć, odwołać albo… przeprowadzić w zupełnie innej formule.

Stowarzyszenie Studia na Horyzoncie odważnie wybrało trzecią opcję – zamianę kilku stacjonarnych konferencji, odbywających się w różnych miastach Polski, w dwutygodniową sesję spotkań z prelegentami z całej Polski online. Ponad 600 opowiadających o wybranych kierunkach studentów, tysiące licealistów, wszystkie największe uczelnie w Polsce, a część także za granicą – wszystko połączone w jedną całość w ramach dedykowanej platformy internetowej. Brzmi super? No pewnie! Gdyby nie jedno krótkie zdanie, zamykające zapytanie ofertowe: „Mamy 3 tygodnie.”

 

1. Agile

Dostarczenie funkcjonującego produktu w tym terminie byłoby niemożliwe, gdybyśmy nie zastosowali podejścia agile i nie zarządzali projektem „zwinnie”. W tak dynamicznym środowisku niemożliwe było przewidzenie każdego napotkanego problemu, nie było też czasu na zastanawianie się czy lepiej wybrać opcję A, B czy może jakąś pomiędzy. Wszystkie decyzje były podejmowane w oparciu o powstające prototypy, detale poprawiane były w cyklach, tak żeby nie wstrzymywać projektu. Dążyliśmy do jak najszybszego zbudowania prototypu tzw.  „MVP” (Minimal Viable Product), który zrealizowałby najważniejszy z założonych celów – obsługę konferencji. Wszystkie funkcjonalności, poprawiające jej jakość i wygodę użytkownika, były konsekwencją rozwoju tego MVP.

2. Integracja z systemem do wideorozmów

Funkcjonalnością, określoną jako kluczową dla całego projektu, była integracja portalu z programem Zoom do obsługi spotkań online. Chcieliśmy, żeby spotkania były osadzone w stronie WWW i branie w nich udziału nie wymagało od użytkowników pobierania żadnego dodatkowego programu. Integracja okazała się najtrudniejszym elementem wdrożenia i przysporzyła najwięcej niespodziewanych problemów.  Dla budowy najlepszego doświadczenia użytkownika warto było ją jednak dokończyć – w momencie rozpoczęcia się spotkania wystarczyło kliknąć „Dołącz do spotkania” przy odpowiedniej prelekcji w indywidualnie tworzonym przez każdego użytkownika harmonogramie.

3. Testy z użytkownikami

Etap testów z użytkownikami to zwieńczenie agile’owej myśli projektowania. I nie mam tu na myśli kwestii łatanych przez pierwsze dni bugów, których realnie nie dało się uniknąć przy tak krótkim czasie na wcześniejsze testy. To w oparciu o feedback od użytkowników, ich interakcje ze stroną i z innymi użytkownikami, mogliśmy zweryfikować założenia naszego planu. Kilka przydatnych funkcjonalności, o których wcześniej nie pomyśleliśmy, udało się wdrożyć jeszcze w trakcie trwania konferencji. Z kolei kilka innych, wdrożonych przez nas, okazało się znacznie mniej ważnych niż się nam na początku wydawało.

 

Projekt powiódł się, o czym świadczy rekomendacja, jaką otrzymaliśmy od Klienta. Zainteresowanie projektem i liczba spotkań podczas konferencji przekroczyła nawet oczekiwania organizatorów. W szczytowym momencie aktywnych było blisko 100 spotkań jednocześnie! Dla nas był to ogrom doświadczeń, a dla licealistów ogrom praktycznej wiedzy, przydatnej w dalszym rozwoju osobistym.

Wystartuj z nami!

hello@fastsite.pl